Bedenkt man, dass es einen ständigen digitalen Ausschuss im Bundestag seit 2014 gibt, also vor 7 Jahren gegründet, frage ich mich, was die dort in der Zwischenzeit gemacht haben? Aber konzentrieren wir uns auf die auffälligste Veränderung, die auch in der Politik angekommen ist.

Meine gefühlte größte beobachtete Veränderung durch Corona. Die extrem starke Zunahme von Online Meetings oder Online Konferenzen.

Dazu gibt es eine interessante Studie des bvik, dem Bundesverband Industrie KommunikationKommunikation ist die Vermittlung von Informationen.... Titel „Digitalisierungsschub 2020 im B2B Marketing“.

Ein paar Details daraus zum Thema Online Meetings:

Erstaunlicherweise waren bereits vor der Pandemie digitale Kommunikationsplattformen wie Messenger- und Videokonferenzdienste bei der Mehrheit der befragten Unternehmen weit verbreitet, immerhin 72 %. Mobile Endgeräte zur Ermöglichung von Homeoffice waren allerdings nur in 23 % der befragten Unternehmen etabliert. Auch Mitarbeiter Apps waren wenig verbreitet (8 %).

Wie war die Situation nach dem Einsetzen der Pandemie?

Von den 28 % der Befragten, die zuvor angaben, vor der COVID-19 Pandemie keine Kommunikationsplattformen verwendet zu haben, lernten 85 % diese durch die Pandemie neu kennen.

Bei den mobilen Geräten ist der stärkste Zuwachs zu verzeichnen. Vor der Pandemie gaben 77 % der Befragten an, keine mobilen Geräte zu nutzen. 70 % von diesen führten solche Geräte nun allerdings durch die Pandemie ein, da viele Mitarbeiter auf Homeoffice und digitales Arbeiten ausweichen mussten.

Welche Kommunikationsplattformen werden genutzt?

76% nutzen Microsoft Teams, gefolgt von Skype mit 37% und Zoom mit 28%. GotoMeeting, Webex und Google Anwendungen wie Hangout/Meet/Drive liegen unterhalb 6%.

Es zeigt sich deutlich: Auch wenn digitale Kommunikationsplattformen bereits vorher weit verbreitet waren, den endgültigen Durchbruch bekamen sie erst durch die Covid-Pandemie, Home-office und Ausgangsbeschränkungen im vergangenen Jahr.

Was lernen wir für die Zukunft?

Online Meetings werden bleiben. Wir erleben, dass vieles, was wir früher glaubten nur persönlich klären zu können, wunderbar auch Online funktioniert. Wichtig ist wie immer. Üben. Und ein paar Tipps zu beherzigen, die das Online-Meeting einfacher machen.

5 Tipps für erfolgreiche Online-Meetings

1. Gute Vorbereitung ist wichtig

Nicht nur Live-Workshops müssen gut vorbereitet sein. Auch für Online Meetings gilt: Struktur, Agenda und Timing sind der Schlüssel für den Erfolg. Mit der Agenda vor Augen, kann der ModeratorIN die Zeit planen und rechtzeitig eingreifen, wenn die Diskussionen aus dem Ruder laufen.

2. Richtige Kommunikationstools und die Infrastruktur

Auch hier gilt wie im echten Workshop. Die Infrastruktur ist wichtig. Neben einer guten Internetverbindung auf Bild und Tonqualität achten. Gute Kopfhörer sind wichtig, ebenso wie eine stabile Internetverbindung. Bei größeren Web-Konferenzen vorher einen Test machen.

3. Auf die Anzahl der Teilnehmer achten

Die größte Herausforderung ist die Koordination der Teilnehmer. Gleichzeitiges Reden ist eines der Hauptstörfaktoren eines Online-Meetings. Halten Sie die Teilnehmerkreis überschaubar, arbeiten Sie mit regeln wie Handzeichen und Microausschalten, dann kann umso einfacher miteinander kommuniziert werden.

Faustformel: Die Zahl der Teilnehmer bis 6 Teilnehmer ist ideal, darüber hinaus wird es komplexer. Alle 60-90 Minuten eine Pause.

4. Kreativität Online

Virtuelle Meetings erlauben auch den Einsatz von Brainstormings oder kreativen Sessions. Ob „Breakoutrooms„, die bei den meisten Konferenzsystemen dabei sind oder „infinity“ Whiteboards von digitalen Anbietern wie Miro.

5. Moderation

Moderieren Sie die Online-Meetings konsequent interaktiv. Aktives Einbinden der teilnehmenden Personen. Gerade bei mehreren Teilnehmern erkennt man oft die Mimik schwer. Kommen die Teilnehmer mit? Rückfragen und Einbinden erleichtert die Arbeit. Auf zu lange Beiträgen von Einzelnen achten und begrenzen. Co-ModeratorINNEN bestimmen, die Sie zum Beispiel bei der Visualisierung oder digitalen Tools unterstützt.

6. Kommunikation

Durcheinander reden ist die größte Herausforderung. Daher klare Regeln vereinbaren, wie ein Beitrag angemeldet wird. Zum Beispiel, wenn jemand sprechen will, wird die Hand gehoben. Dies ist sowohl beim Video als auch virtuell durch Chat-Tools möglich und erleichtert die Kommunikation. Und wenn es nicht wie gewünscht läuft, reagieren Sie konsequent aber gelassen. Emotional abholen, Bedürfnisse erkennen, aber ziel-orientiert reagieren.

7. Visualisierung

Visualisieren Sie viel und dynamisch. Statische (PowerPoint-)Folien sind auf die Dauer erschöpfend. Nutzen Sie visuell unterstützte Kommunikation. Zum Beispiel das Whiteboard-Tool oder interaktive Abfrage- und Kommentar-Werkzeuge wie mentimeter.

Eines ist sicher. Und das hat nicht nur die bvik Studie gezeigt. Digitale Kommunikationstools werden Standard in Zukunft.

Welche Tipps haben Sie für unsere Leser?